Expertise, refonte et optimisation des modèles administratifs sous MS Word pour INALCO.
INALCO (Institut National des Langues et Civilisations Orientales)
Secteur : Établissement public d’enseignement supérieur et de recherche
Mission : Création de 61 modèles MS Word
Contexte
Inalco, Institut National des Langues et Civilisations Orientales, souhaitait refondre l'ensemble de ses modèles Word avec comme objectifs principaux :
- Harmoniser graphiquement ses modèles Word et les mettre en cohérence avec la charte graphique ;
- Simplifier et faciliter la production de ses documents administratifs grâce à des modèles optimisés et stables ;
- Protéger la structure des modèles et de leurs styles contre toute modification (volontaire ou involontaire) notamment lors de copier/coller depuis un document non charté.
La réponse de l'agence
- La mise en place de styles et fonctionnalités communs à tous les modèles Word afin de :
- Garantir l’homogénéité des documents ;
- Faciliter aux rédacteurs l’appropriation des nouveaux modèles Word, un apprentissage unique pour tous les modèles.
- La mise en place d'une protection des styles et de la structure des modèles Word afin de garantir la mise en forme et faciliter l'utilisation des modèles :
- Les en-têtes et pieds de page sont protégés, par mot de passe, contre toute modification ;
- Certaines zones de texte invariables sont protégées, par mot de passe, contre toute modification ;
- Des listes de choix pour certains contenus variables ont été mis en place (Choix du nom de service, coordonnées, civilités, date...) ;
- Des zones libres de tout texte sont pré-intégrées pour les corps de texte.
Sur ces principes 61 modèles Word couvrant tous les besoins des rédacteurs ont été produits, parmi ceux-ci :
- Modèles Word de compte rendu interne / externe
- Modèles Word de note interne / externe
- Modèle Word d'ordre du jour
- Modèle Word de lettre administrative
- Modèle Word de lettre personnelle
- Modèle Word de convocation
- Modèle Word d'attestation
- Modèle Word de bordereau d'envoi
- Modèle Word d'émargement
- Modèles Word d'affiches
- Modèle Word de fiche de poste
- Modèle Word de catalogue de formation
- Modèle Word de rapport
- ...
Divers exemples de modèles Word réalisés
Dans ces exemples les textes en rouge signalent soit des listes de choix, soit des textes personnalisables.
Exemple du modèle Word "catalogue de formation"
Exemple du modèle Word "dossier d'inscription"
